首先，档案封存也叫死亡档案，封存档案有以下三种情况：
第一，档案丢失了
在档案传输或存储过程中，由于各种原因，会出现档案丢失的现象，丢失的档案会变成死档案。例如，一些没有签订就业协议的毕业生在毕业后把档案放在学校，没有及时将档案转移到户籍所在地的人才中心，没有及时跟进档案，容易造成档案不被重视而消失工作组的一些档案被保留在原处，辞职后没有及时移交，这将导致档案丢失。
第二，档案在传输时被滞留
在传输过程中，一个档案停留的时间超过了规定的时间，就会变成一个死档案。例如，档案有时是通过随身携带来传递的。如果不注意档案的传递，带在身边后不能及时送到下一个档案存放部门，留在自己手里。如果拘留时间超过2年，那么档案将成为死亡档案。
第三，档案由保管部门封存
由于部门人员未及时缴纳保管费，档案保管部门会对未缴纳保管费的人员采取一定措施，即封存其档案，封存后的档案将成为死亡档案。
