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收集材料。你需要准备一个文件柜或者吊架，以及43个文件夹。这样你就可以每个月用一个文件夹，还有31个文件夹可以放这个月里每天的文件。[1]
创建备忘录的方法有很多种，但这种是被广泛接受和采用的。
2
给你的文件夹都标上签。你将需要给12个文件夹做好标签，每月一个。然后剩下的文件夹就用数字从1标到31。
3
整理文件。把文件按当月月份放好，从今天的日期开始算。比如。今天是6月15日，那就把六月份文件夹里的文件按15-31的日期排好，然后七月的文件夹内按1-14放。
注意：虽然六月只有30天，但还是要把“31”号文件夹放在这个月文件夹的月尾，这样你就可以很容易地把它移到下个月，还不会打乱次序。
4
填充文件夹。现在文件夹已经整理好了，是时候开始填充它们了。在合适的文件夹里写下你需要记住的事情。你可以在那天的文件夹里，粘上提醒便条、账单、信件或者是其他一些便条，用来提醒你自己需要注意的事项。
把往后的所有信息都放到正确的月份文件夹里。等到了这个月，你就可以把这些事项整理好，放入合适的每日文件夹。
如果你的“必须做”清单上的事情需要几天才可以完成，记得把它放到你需要开始行动的那天的文件夹内，而不是截止日期那天的文件夹。
5
把文件夹放在你附近。你的备忘录只有在它方便拿到的时候才能发挥作用。它应该放在你工作区内触手可及的地方。这样你不用起身就可以拿到，否则你继续使用就会不方便。[2]
6
使用你的文件夹。在每一天的开始，从每日文件内取出你需要完成的事项，然后贴在你的桌子上，留心查看。当你每完成一个事项后，你可以把它收起来也可以扔掉。把每日文件移到下一个月的备忘录最后一列。
